Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 17 juli 2026

1. Over dit privacybeleid

Stichting Fairspace hecht veel waarde aan jouw privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, op welke wettelijke grondslagen wij ons baseren, hoelang wij de gegevens bewaren, welke organisaties de gegevens kunnen ontvangen en welke rechten je hebt.

Dit privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt via onze website, contactformulieren, e-mail, nieuwsbrieven, donaties, evenementen, workshops, projecten, onderzoek, wervingsactiviteiten, sociale media en andere interacties met Stichting Fairspace.

Dit privacybeleid moet worden gelezen in samenhang met de cookie-instellingen op onze website en eventuele aanvullende privacy-informatie die wij verstrekken voor een specifiek project, evenement, onderzoek of opname.

2. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens

Stichting Fairspace is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in dit privacybeleid worden beschreven, tenzij uitdrukkelijk wordt vermeld dat een andere organisatie optreedt als zelfstandige of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.

Stichting Fairspace
Gevestigd in Rotterdam, Nederland
KvK-nummer: 70014000
RSIN-nummer: 858103874
Website: fairspace.co
E-mail: info@fairspace.co

Stichting Fairspace publiceert momenteel geen bezoekadres of postadres. Privacyverzoeken en vragen kunnen per e-mail worden ingediend.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook wel de AVG genoemd, en andere toepasselijke Nederlandse en Europese privacy- en telecommunicatiewetgeving.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect betrekking hebben op een identificeerbare persoon. Welke informatie wij verwerken, hangt af van de manier waarop je contact hebt met Stichting Fairspace.

3.1 Informatie die je zelf verstrekt

Je kunt ons onder meer de volgende informatie verstrekken:

Voornaam en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Organisatie, bedrijf, functietitel of professionele rol
Adresgegevens, waar nodig
Berichten, vragen en correspondentie
Registratie- en deelnamegegevens
Nieuwsbriefvoorkeuren
Donatiegegevens en betalingsreferenties
Sollicitatiedocumenten en portfolio-informatie
Feedback, enquêteantwoorden en evaluatiereacties
Foto’s, audio- of video-opnamen, waar van toepassing
Informatie die je vrijwillig deelt in verband met een project of activiteit

3.2 Informatie die via de website wordt verzameld

Wanneer je onze website gebruikt, kunnen wij of onze dienstverleners onder meer het volgende verwerken:

IP-adres
Browsertype en browserversie
Type apparaat en besturingssysteem
Taal- en weergave-instellingen
Geschatte locatie op basis van het IP-adres
Bezochte pagina’s en aangeklikte links
Datum, tijd en duur van bezoeken
Verwijzende bron
Interacties met formulieren, knoppen en ingesloten inhoud
Cookie-identificatoren en vergelijkbare online identificatoren
Technische, diagnostische en beveiligingsinformatie

3.3 Informatie die wij uit andere bronnen ontvangen

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens via een andere bron in plaats van rechtstreeks van jou. Deze bronnen kunnen onder meer zijn:

Opdrachtgevers, projectpartners en samenwerkende organisaties
Evenementorganisatoren, locaties, trainers of onderwijsinstellingen
Organisaties die deelnemers aanmelden voor een activiteit
Referenten die worden opgegeven tijdens een sollicitatieprocedure
Openbare professionele websites en professionele socialmediaprofielen
Geef.nl in verband met een donatie, afhankelijk van de keuzes van de donor en de instellingen van het platform
Socialmediaplatforms wanneer je reageert op onze accounts of inhoud

Wanneer wij persoonsgegevens via een andere bron ontvangen, verstrekken wij de informatie die de AVG vereist binnen de toepasselijke termijn, normaal gesproken bij het eerste contact, bij de eerste verstrekking of binnen één maand, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

4. Verwerkingsactiviteiten, doelen, grondslagen en bewaartermijnen

De onderstaande onderdelen koppelen iedere belangrijke verwerking aan het doel, de wettelijke grondslag, de gebruikelijke bewaartermijn en de relevante dienstverleners.

4.1 Websitehosting, beheer en beveiliging

Dienstverlener: SiteGround

Persoonsgegevens: IP-adressen, browser- en apparaatgegevens, websiteverzoeken, beveiligingsgebeurtenissen, serverlogs, formuliergegevens die via de website worden opgeslagen, database-inhoud en websiteback-ups.

Doel: Het hosten en beheren van onze website, het tonen van website-inhoud, het waarborgen van beschikbaarheid, het maken van back-ups, het voorkomen van misbruik, het opsporen van technische problemen en het beschermen van onze systemen.

Wettelijke grondslag: Ons gerechtvaardigd belang bij het exploiteren van een betrouwbare en veilige website. Wanneer websitefunctionaliteit noodzakelijk is om een gevraagde dienst te leveren, kan verwerking ook noodzakelijk zijn om stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst of om een overeenkomst uit te voeren.

Bewaartermijn: Beveiligings- en toegangslogs die onder beheer van Stichting Fairspace vallen, worden in het algemeen niet langer dan 90 dagen bewaard, tenzij een langere bewaartermijn nodig is om een incident te onderzoeken, misbruik te voorkomen of te voldoen aan een wettelijke verplichting. Website-inhoud en back-ups worden bewaard volgens ons operationele back-upschema en worden overschreven of verwijderd wanneer zij niet langer nodig zijn.

SiteGround verwerkt website- en hostinggegevens om hosting- en technische ondersteuningsdiensten te leveren. SiteGround kan daarbij gebruikmaken van infrastructuur en subverwerkers zoals beschreven in de eigen juridische en privacydocumentatie.

4.2 Contactformulieren en e-mailcommunicatie

Dienstverlener: Gmail, aangeboden door Google

Persoonsgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, berichtinhoud, e-mailheaders, bijlagen en andere informatie die je verstrekt.

Doel: Het beantwoorden van vragen, het afhandelen van verzoeken, het communiceren over onze activiteiten, het voorbereiden van samenwerkingen en het onderhouden van professionele correspondentie.

Wettelijke grondslag: Ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen en het onderhouden van professionele communicatie. Wanneer de communicatie betrekking heeft op een mogelijke of bestaande overeenkomst, is verwerking ook noodzakelijk om stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst of om die overeenkomst uit te voeren. Wij baseren ons op toestemming wanneer wij daar uitdrukkelijk om vragen.

Bewaartermijn: Algemene vragen worden normaal gesproken tot maximaal twee jaar na afhandeling van het verzoek bewaard. Correspondentie die verband houdt met een opdrachtgever, partner, leverancier of projectrelatie kan tot maximaal vijf jaar na het einde van de relatie of het project worden bewaard. Informatie die onderdeel uitmaakt van financiële of juridische dossiers kan zeven jaar of een andere wettelijk verplichte termijn worden bewaard.

Google kan e-mailinhoud en accountgegevens in meerdere landen verwerken op basis van de toepasselijke privacy-, beveiligings- en doorgiftevoorwaarden van Google.

4.3 Nieuwsbrieven en Mailchimp

Dienstverlener: Mailchimp, onderdeel van Intuit

Persoonsgegevens: Naam, e-mailadres, inschrijfdatum, registratie van toestemming, verzendvoorkeuren, bezorgstatus en uitschrijfstatus. Wanneer e-mailmeting is ingeschakeld, kan Mailchimp ook informatie verwerken over het openen van e-mails en het aanklikken van links.

Doel: Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen, projectupdates en andere communicatie die door abonnees is gevraagd, en het begrijpen of communicatie wordt bezorgd en bruikbaar is.

Wettelijke grondslag: Toestemming. Gebruik van open- of klikmetingen vindt alleen plaats wanneer dit duidelijk is toegelicht en wanneer daarvoor eventueel vereiste toestemming is verkregen.

Bewaartermijn: Abonnementsgegevens worden bewaard totdat je je uitschrijft of de nieuwsbriefdienst eindigt. Na een uitschrijfverzoek kan beperkte informatie worden bewaard op een uitsluitingslijst, zolang dit nodig is om te voorkomen dat het adres per ongeluk opnieuw wordt ingeschreven.

Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Je kunt je ook afmelden door contact op te nemen via info@fairspace.co.

4.4 Donaties via Geef.nl

Dienstverlener: Geef.nl

Persoonsgegevens: Afhankelijk van de keuzes van de donor en de informatie die aan Stichting Fairspace beschikbaar wordt gesteld, kan dit onder meer gaan om naam, e-mailadres, donatiebedrag, datum, betalingsreferentie, donatiebericht, status van een periodieke donatie en communicatievoorkeuren.

Doel: Het ontvangen en administreren van donaties, communiceren over een donatie, het verwerken van wijzigingen of opzeggingen, het bijhouden van financiële administratie en het voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Wettelijke grondslag: Verwerking die noodzakelijk is om de donatie uit te voeren, ons gerechtvaardigd belang bij donoradministratie en relatiemanagement, en naleving van wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen. Voor nieuwsbrieven of andere optionele communicatie wordt afzonderlijke toestemming gebruikt.

Bewaartermijn: Financiële en donatieadministratie wordt minimaal zeven jaar bewaard wanneer dit op grond van Nederlandse belasting- en boekhoudwetgeving verplicht is. Algemene correspondentie met donoren wordt normaal gesproken tot maximaal twee jaar na het einde van de donorrelatie of het verzoek bewaard, tenzij deze correspondentie onderdeel is van financiële dossiers of een juridische kwestie.

Donaties worden verwerkt via het platform Geef.nl. Geef.nl verwerkt donorinformatie ook op basis van het eigen privacybeleid en de eigen donatievoorwaarden. Afhankelijk van de instellingen van het platform kunnen donoren anoniem doneren.

4.5 Relatiebeheer en projectmanagement

Dienstverlener: monday.com

Persoonsgegevens: Namen, contactgegevens, organisatie, professionele rol, projectinformatie, taken, samenvattingen van correspondentie, vergaderaantekeningen, overeenkomsten, deadlines en samenwerkingsinformatie.

Doel: Het beheren van projecten, relaties, samenwerkingen, taken, planning en interne coördinatie.

Wettelijke grondslag: Verwerking die noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of om op verzoek stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij efficiënt projectmanagement, administratie en professioneel relatiebeheer.

Bewaartermijn: Project- en relatiegegevens worden normaal gesproken tot maximaal vijf jaar na het einde van het project of de relatie bewaard. Financiële dossiers worden minimaal zeven jaar bewaard wanneer de wet dit vereist. Informatie die niet langer nodig is, wordt waar redelijk mogelijk eerder verwijderd of geanonimiseerd.

monday.com verwerkt klantgegevens namens haar klanten op basis van de eigen servicevoorwaarden en Data Processing Addendum.

4.6 Google Analytics

Dienstverlener: Google

Persoonsgegevens: Online identificatoren, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s, interacties, verwijzende informatie, geschatte locatie en technische informatie. Een IP-adres kan worden verwerkt tijdens de technische doorgifte van een websiteverzoek.

Doel: Het begrijpen hoe de website wordt gebruikt, het meten van paginaweergaven en interacties, het opsporen van technische of gebruiksproblemen en het verbeteren van onze website en communicatie.

Wettelijke grondslag: Toestemming.

Bewaartermijn: Google Analytics-gebeurtenisgegevens worden 14 maanden bewaard. Geaggregeerde rapportages die niet langer een individu identificeren, kunnen langer worden bewaard.

Google Analytics wordt pas geactiveerd nadat je via de cookie-instellingen toestemming hebt gegeven voor analytische cookies.

4.7 LinkedIn Insight Tag

Dienstverlener: LinkedIn

Persoonsgegevens: IP-adres, pagina-URL, verwijzende URL, browser- en apparaatkenmerken, tijdstip, paginaweergaven, interacties en LinkedIn-cookie-identificatoren.

Doel: Het meten van de effectiviteit van LinkedIn-inhoud en campagnes, het begrijpen van website-interacties na een bezoek via LinkedIn en het ontvangen van geaggregeerde doelgroeps- en campagnerapportages.

Wettelijke grondslag: Toestemming.

Bewaartermijn: Stichting Fairspace kan geaggregeerde campagnerapportages tot maximaal twee jaar bewaren. LinkedIn geeft aan dat directe identificatoren die via de Insight Tag worden verzameld binnen zeven dagen worden verwijderd en dat de resterende gepseudonimiseerde gegevens binnen 180 dagen worden verwijderd.

De LinkedIn Insight Tag wordt pas geactiveerd nadat je via de cookie-instellingen toestemming hebt gegeven voor marketingcookies.

4.8 Evenementen, trainingen, workshops en deelname

Persoonsgegevens: Naam, contactgegevens, organisatie, registratiegegevens, aanwezigheid, toegankelijkheidsbehoeften, dieetwensen, contactgegevens voor noodgevallen waar nodig, feedback en deelname-informatie.

Doel: Het organiseren van activiteiten, communiceren met deelnemers, het uitvoeren van de activiteit, het ondersteunen van veiligheid en toegankelijkheid, het evalueren van de activiteit en het bijhouden van passende administratie.

Wettelijke grondslag: Verwerking die noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of om gevraagde deelname te organiseren, ons gerechtvaardigd belang bij het organiseren en evalueren van onze activiteiten, toestemming waar daar specifiek om wordt gevraagd en wettelijke verplichtingen waar van toepassing.

Bewaartermijn: Registratie- en deelnamegegevens worden normaal gesproken tot maximaal twee jaar na de activiteit bewaard. Financiële gegevens worden minimaal zeven jaar bewaard wanneer de wet dit vereist. Nood- en toegankelijkheidsinformatie wordt eerder verwijderd zodra deze niet langer nodig is.

4.9 Werving, stages en vrijwilligersaanmeldingen

Persoonsgegevens: Naam, contactgegevens, curriculum vitae, motivatiebrief, opleiding, werkervaring, portfolio, referenties, aantekeningen van gesprekken, beschikbaarheid, salaris- of tariefverwachtingen, informatie over werkvergunningen en screeningsinformatie waar relevant.

Doel: Het beoordelen van een sollicitatie of aanmelding, communiceren met kandidaten, het organiseren van gesprekken of beoordelingen, het benaderen van referenties waar passend en het voorbereiden van een mogelijke overeenkomst.

Wettelijke grondslag: Stappen die worden genomen op verzoek van de kandidaat voorafgaand aan een overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang bij werving en selectie, en toestemming voor het bewaren van een sollicitatie voor toekomstige mogelijkheden.

Bewaartermijn: Afgewezen sollicitaties of aanmeldingen worden normaal gesproken binnen vier weken na afronding van de procedure verwijderd. Met toestemming van de kandidaat kan informatie maximaal zes maanden worden bewaard voor toekomstige mogelijkheden.

4.10 Foto’s, video en audio

Persoonsgegevens: Foto’s, videobeelden, stem, uitingen, locatie en contextuele informatie waarmee een deelnemer identificeerbaar kan zijn.

Doel: Het documenteren, evalueren, verslagleggen over of communiceren over onze projecten en activiteiten.

Wettelijke grondslag: Toestemming wanneer toestemming passend of vereist is. In beperkte situaties kunnen wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang na afweging van context, redelijke verwachtingen, doel, impact en het recht van bezwaar. Er wordt extra zorgvuldig omgegaan met minderjarigen, kwetsbare personen en gevoelige onderwerpen.

Bewaartermijn: De bewaartermijn en publicatieduur worden waar passend toegelicht bij de betreffende activiteit. Wanneer toestemming de grondslag is, kan toestemming voor toekomstig gebruik worden ingetrokken. Intrekking maakt eerdere rechtmatige publicatie of verwerking niet automatisch onrechtmatig.

4.11 Onderzoek, enquêtes en evaluaties

Persoonsgegevens: Enquêteantwoorden, feedback, demografische informatie, deelname-informatie en, waar nodig en uitdrukkelijk gecommuniceerd, gevoelige persoonlijke ervaringen.

Doel: Het evalueren van activiteiten, het begrijpen van impact, het uitvoeren van onderzoek en het verbeteren van ons werk.

Wettelijke grondslag: Toestemming, ons gerechtvaardigd belang bij evaluatie en verbetering, of een andere grondslag die voor het specifieke onderzoek wordt gecommuniceerd. Bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer daarnaast ook een aanvullende voorwaarde uit de AVG van toepassing is, zoals uitdrukkelijke toestemming.

Bewaartermijn: De toepasselijke bewaartermijn wordt gecommuniceerd voor het specifieke onderzoek of de specifieke evaluatie. Waar redelijk mogelijk anonimiseren of aggregeren wij gegevens en verwijderen wij identificeerbare gegevens zodra deze niet langer nodig zijn.

4.12 Communicatie via sociale media

Dienstverleners: LinkedIn, Instagram, TikTok, YouTube en andere platforms die Stichting Fairspace gebruikt.

Persoonsgegevens: Openbare profielinformatie, gebruikersnaam, berichten, reacties, interactiegegevens en gegevens die door het platform beschikbaar worden gesteld.

Doel: Het communiceren met volgers, het beantwoorden van berichten, het modereren van reacties, het delen van informatie, het organiseren van campagnes en het begrijpen van betrokkenheid bij onze inhoud.

Wettelijke grondslag: Ons gerechtvaardigd belang bij publieke communicatie en community engagement, toestemming waar daar specifiek om wordt gevraagd, en uitvoering van een overeenkomst wanneer een bericht betrekking heeft op een gevraagde dienst of samenwerking.

Bewaartermijn: Directe berichten en relevante correspondentie worden normaal gesproken tot maximaal twee jaar na afhandeling van de kwestie bewaard, tenzij een langere termijn nodig is voor een project, overeenkomst, klacht of juridische kwestie. Inhoud die op een platform is gepubliceerd, blijft daarnaast onderworpen aan de bewaartermijnen en instellingen van dat platform.

5. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën, waaronder scripts, tags, pixels, lokale opslag en ingesloten inhoud van derde partijen.

5.1 Strikt noodzakelijke technologieën

Strikt noodzakelijke technologieën worden gebruikt om gevraagde websitefuncties te leveren, privacykeuzes te onthouden, beveiliging te handhaven, formulieren te beschermen, misbruik te voorkomen en de website operationeel te houden. Deze technologieën mogen zonder toestemming worden gebruikt waar de wet dat toestaat.

5.2 Analytische technologieën

Google Analytics wordt alleen gebruikt nadat je toestemming hebt gegeven voor analytische cookies. Je kunt deze toestemming weigeren of intrekken zonder dat je de essentiële onderdelen van de website verliest.

5.3 Marketingtechnologieën

De LinkedIn Insight Tag wordt alleen gebruikt nadat je toestemming hebt gegeven voor marketingcookies. Stichting Fairspace gebruikt Google Ads momenteel niet voor actieve advertentiecampagnes, gepersonaliseerde advertenties of remarketing.

5.4 Ingesloten inhoud

Onze website kan ingesloten video’s, berichten, feeds of andere inhoud bevatten van platforms zoals YouTube, LinkedIn, Instagram of TikTok. Waar dit vereist is, wordt deze inhoud geblokkeerd totdat je toestemming geeft voor de relevante categorie.

5.5 Jouw voorkeuren beheren

Je kunt niet-noodzakelijke technologieën accepteren, weigeren of beheren via de cookie-instellingen op onze website. Je kunt jouw voorkeuren op ieder moment wijzigen of intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

De cookie-instellingen moeten de actuele cookienamen, aanbieders, doelen, categorieën en bewaartermijnen tonen die op de website worden gebruikt.

6. Bijzondere persoonsgegevens

Stichting Fairspace werkt met onderwerpen zoals intimidatie, discriminatie, veiligheid, inclusie en seksueel grensoverschrijdend gedrag. Daarom kunnen deelnemers of contacten soms gevoelige persoonlijke ervaringen delen.

Deze informatie kan betrekking hebben op gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, ras of etnische afkomst, religieuze overtuigingen of andere bijzondere categorieën persoonsgegevens.

Wij vragen niet meer gevoelige informatie dan noodzakelijk. Wanneer wij bewust bijzondere persoonsgegevens verwerken, bepalen wij zowel een grondslag onder artikel 6 AVG als een aanvullende voorwaarde onder artikel 9 AVG. Waar passend verstrekken wij projectspecifieke privacy-informatie en vragen wij uitdrukkelijke toestemming.

Verstuur geen gevoelige persoonsgegevens via een algemeen contactformulier, tenzij dit noodzakelijk is voor jouw verzoek.

7. Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij kunnen beperkte persoonsgegevens delen met dienstverleners en andere organisaties wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden beschreven. Deze ontvangers kunnen onder meer zijn:

SiteGround voor websitehosting, back-ups en technische diensten
Google voor Gmail en Google Analytics
Mailchimp en Intuit voor nieuwsbrieven
Geef.nl voor donaties
monday.com voor relatie- en projectbeheer
LinkedIn voor de Insight Tag en socialmediadiensten
Andere aanbieders van sociale media en ingesloten inhoud
Banken, betalingsdienstverleners en financiële dienstverleners
Accountants, auditors, juridisch adviseurs en andere professionele adviseurs
Trainers, locaties, projectpartners en samenwerkende organisaties
Wervings-, screenings- of beoordelingsdienstverleners waar nodig
Overheidsinstanties wanneer verstrekking wettelijk verplicht is

Afhankelijk van de dienst en de verwerking kan een ontvanger optreden als verwerker in onze opdracht, als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke of als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke. Waar vereist sluiten wij een verwerkersovereenkomst met dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken.

8. Internationale doorgiften van gegevens

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte. Dit kan van toepassing zijn op Google, Mailchimp en Intuit, LinkedIn, monday.com en bepaalde subverwerkers van onze hosting-, cloud- en communicatiedienstverleners.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebruiken wij waar nodig een passend doorgiftemechanisme. Afhankelijk van de dienstverlener en bestemming kan dit onder meer zijn:

Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie
Het EU-US Data Privacy Framework
Door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen
Een Data Processing Addendum van de aanbieder
Aanvullende contractuele, technische of organisatorische waarborgen

Je kunt contact opnemen via info@fairspace.co voor meer informatie over de waarborgen die voor een specifieke dienst worden gebruikt.

9. Algemene bewaarbeginselen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

De bewaartermijnen in onderdeel 4 zijn onze standaardtermijnen. Een andere termijn kan gelden wanneer:

Een langere termijn wettelijk verplicht is
De informatie nodig is voor een lopende overeenkomst, klacht, geschil of onderzoek
Bewaring noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van juridische claims
Je toestemming hebt gegeven voor een concreet langere termijn
De informatie onomkeerbaar is geanonimiseerd

Wanneer een bewaartermijn afloopt, worden persoonsgegevens verwijderd, geanonimiseerd of veilig gearchiveerd wanneer verdere bewaring wettelijk vereist is.

10. Beveiliging

Stichting Fairspace neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, onbedoeld verlies, onrechtmatige openbaarmaking, wijziging, vernietiging en misbruik.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

Beveiligde HTTPS-verbindingen
Toegangsbeperkingen en rolgebaseerde toegang
Sterke wachtwoorden en multifactor-authenticatie waar beschikbaar
Software- en beveiligingsupdates
Beveiligde back-ups
Geheimhoudingsverplichtingen
Beperking van toegang tot bevoegde personen
Beveiligingsmonitoring en incidentprocedures
Verwerkersovereenkomsten met relevante dienstverleners

Geen enkele elektronische overdrachts- of opslagmethode is volledig veilig. Wij kunnen daarom geen absolute beveiliging garanderen.

Beveiligingskwetsbaarheden met betrekking tot fairspace.co kunnen worden gemeld via info@fairspace.co.

Aanvullende contactinformatie voor beveiligingsmeldingen is beschikbaar via ons security.txt-bestand.

11. Gebruik van AI

Stichting Fairspace maakt bij een deel van haar werkzaamheden gebruik van kunstmatige intelligentie (AI), bijvoorbeeld ter ondersteuning van onderzoek, contentontwikkeling, administratie en andere interne processen. Wij gebruiken AI op een verantwoorde manier en volgen ons Ethisch Kader voor AI, waarin de principes en waarborgen zijn vastgelegd die wij toepassen bij het gebruik van AI. U kunt ons Ethisch Kader voor AI hier lezen.

Wij besteden veel aandacht aan de bescherming van persoonsgegevens en gevoelige informatie bij het gebruik van AI-tools. Daarnaast gebruiken wij AI niet voor het nemen van besluiten die juridische gevolgen hebben of op vergelijkbare wijze aanzienlijke impact hebben op individuen.

12. Datalekken

Wanneer zich een datalek voordoet, beoordeelt Stichting Fairspace welke informatie betrokken is, wat de mogelijke gevolgen zijn, hoeveel personen geraakt zijn, of het incident nog voortduurt en welke maatregelen het risico kunnen beperken.

Wanneer dit wettelijk verplicht is, melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor betrokkenen, informeren wij ook de betrokken personen, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

13. Jouw privacyrechten

Onder de AVG kun je de volgende rechten hebben:

Het recht om informatie te ontvangen over de verwerking
Het recht op inzage in jouw persoonsgegevens
Het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren
Het recht om verwijdering te verzoeken
Het recht om de verwerking te beperken
Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
Het recht om toestemming in te trekken
Het recht om niet te worden onderworpen aan bepaalde uitsluitend geautomatiseerde besluiten
Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Deze rechten zijn niet absoluut. In sommige gevallen mogen of moeten wij een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren.

Om jouw rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via info@fairspace.co met als onderwerp Privacyverzoek.

Wij kunnen beperkte aanvullende informatie opvragen om jouw identiteit te verifiëren. Wij streven ernaar om binnen één maand te reageren. Waar de AVG dit toestaat, kan deze termijn worden verlengd bij complexe of meerdere verzoeken. Wij laten het weten wanneer een verlenging nodig is.

13.1 Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kun je bezwaar maken tegen die verwerking. Wij stoppen dan met verwerken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor juridische claims.

Je kunt op ieder moment bezwaar maken tegen direct marketing. Wij stoppen dan met het gebruik van jouw persoonsgegevens voor dat doel.

14. Kinderen en jongeren

Activiteiten van Stichting Fairspace kunnen betrekking hebben op kinderen en jongeren. Wij betrachten extra zorgvuldigheid bij het verwerken van hun persoonsgegevens en beperken de verzameling tot wat noodzakelijk is.

Afhankelijk van de activiteit, leeftijd en wettelijke grondslag kunnen wij:

Toestemming vragen aan een ouder of wettelijke vertegenwoordiger
Informatie verstrekken in taal die past bij de leeftijd
Ook instemming van de jongere zelf vragen
Aanvullende toegangs- en beveiligingsbeperkingen toepassen
Publicatie van herkenbare informatie vermijden
Waar mogelijk geanonimiseerde informatie gebruiken

Onze website is niet bedoeld om bewust persoonsgegevens te verzamelen van kinderen jonger dan 16 jaar zonder passende toestemming wanneer die toestemming wettelijk vereist is.

Ouders of wettelijke vertegenwoordigers die denken dat een kind zonder passende toestemming persoonsgegevens heeft verstrekt, kunnen contact opnemen via info@fairspace.co.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Stichting Fairspace neemt geen besluiten die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor jou hebben en die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking.

16. Links naar andere websites en platforms

Onze website kan links bevatten naar websites en platforms die niet door Stichting Fairspace worden beheerd. Wanneer je een externe link volgt, zijn het privacybeleid en de voorwaarden van die externe dienst van toepassing.

Stichting Fairspace heeft geen controle over en is niet verantwoordelijk voor de zelfstandige privacypraktijken, beveiliging of inhoud van externe websites en platforms.

17. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, dienstverleners, technologie, wettelijke verplichtingen of verwerkingsactiviteiten veranderen.

De actuele versie wordt gepubliceerd op fairspace.co/privacy-policy/. De datum bovenaan laat zien wanneer dit beleid voor het laatst is bijgewerkt.

Wanneer wijzigingen een belangrijke invloed hebben op de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, geven wij waar passend aanvullende informatie.

18. Klachten

Wanneer je een zorg of klacht hebt over de manier waarop Stichting Fairspace persoonsgegevens verwerkt, neem dan eerst contact met ons op via info@fairspace.co.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

19. Contact

Vragen, verzoeken en klachten over dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar:

Stichting Fairspace
Gevestigd in Rotterdam, Nederland
KvK-nummer: 70014000
RSIN-nummer: 858103874
E-mail: info@fairspace.co
Website: fairspace.co

Gebruik voor privacyverzoeken als onderwerp: Privacyverzoek.